وظیفه اصلی حسابداران چیست؟

حسابداران وظایف گوناگونی دارند و درست یا غلط انجام دادن آنها می تواند یک سازمان را به سود یا ضرر برساند کسب وکاری رو دچار جریمه مالی یا مشکلات مالیاتی نماید از این رو ثبت رویداد های مالی یکی از پر اهمیت ترین وحیاتی ترین وظایف یک حسابدار می باشد و هیچ تفاوتی هم ندارد که در کدام یک از شاخه های حسابداری فعالیت داشته باشید،رویداد های مالی شما باید به صورت طبقه بندی شده شفاف و روشن باشند.

مهمترین هدف از ثبت های حسابداری جمع آوری اسناد مالی و ایجاد نظم و ترتیب در آن ها است. یکی از اهداف ثبت اسناد حسابداری این است که تغییر، تحریف یا دستکاری در این اسناد انجام نشود و گم شدن این اطلاعات و اسناد جلوگیری شود.

این شکل کمک می کند تاثیر مبادلات مالی در دو حساب به طور واضح مشخص باشد. ذکر این نکته لازم است که تغییر هر حساب در قالب یکی از این شکل های T نمایش داده می شود. در ثبت های حسابداری مربوط به هر حساب، افزایش یا کاهش آن در یکی از طرف های ستون T نشان داده می شود و عنوان حساب نیز در بالای خط قرار می گیرد.

اینکه در ثبت سند حسابداری افزایش یا کاهش حساب در کدام طرف از ستون نوشته شود به حساب مورد نظر وابسته است، چرا که افزایش در یک حساب ممکن است در ستون بدهکارها انجام شود و در حساب دیگر ممکن است در ستون بستانکار نوشته شود.

در نهایت ثبت های حسابداری به دفتر کل منتقل می شوند. این ثبت ها در ابتدا در دفتر روزنامه نوشته می شوند که در حالت T نیست، اما بخش های ستون بدهکار و بستانکار و عنوان حساب در آن وجود دارد.

و هیچ تفاوتی هم ندارد که در کدام یک از شاخه های حسابداری فعالیت داشته باشید،رویداد های مالی شما باید به صورت طبقه بندی شده شفاف و روشن باشند. مهمترین هدف از ثبت های حسابداری جمع آوری اسناد مالی و ایجاد نظم و ترتیب در آن ها است. یکی از اهداف ثبت اسناد حسابداری این است که تغییر، تحریف یا دستکاری در این اسناد انجام نشود و گم شدن این اطلاعات و اسناد جلوگیری شود.

اسناد حسابداری برگه هایی هستند که اطلاعاتی درباره یک یا چند رویداد مالی ارائه می کننند. اطلاعاتی که به عنوان ثبت های حسابداری تنظیم می شوند از این سندهای حسابداری برداشت می شوند. سند حسابداری در گذشته به صورت دستی انجام می گرفت اما اکنون این کار در نرم افزار های حسابداری انجام می شود.

شناخت اسناد و مدارک مثبته اولین قدم در مسیر ثبت های حسابداری محسوب می شود. این اسناد رویدادهای مالی که باید ثبت شوند را توضیح می دهند. فاکتور فروش، رسید بانکی ،فاکتور خرید یاهر سند دیگری که نشان دهنده یک رویداد مالی باشد نمونه هایی از اسناد و مدارک مثبته هستند.

دفاتر حسابداری و انواع آن برای ثبت رویداد های مالی

دفاتر حسابداری یکی از محل های ثبت اطلاعات و رویدادهای مالی و ثبت های حسابداری می باشد . البته دفاتر حسابداری به دو بخش اصلی دفاتر حسابداری رسمی (قانونی) و دفاتر غیر رسمی (کمکی) تقسیم می شوند.

دفاتر رسمی شامل دفتر روزنامه و دفتر کل است. دفتر روزنامه دفتری است که تمام رویدادهای مالی به صورت روزانه در آن ثبت می شود و دفتر کل دفتری است که خلاصه معاملات و رویدادهای مالی را به تفکیک منعکس می کند. دفاتر غیر رسمی نیز به دفاتری گفته می شود که صرفا جهت کمک به انجام امور حسابداری تهیه می شوند و تهیه آن ها بر خلاف دفاتر حسابداری رسمی الزام قانونی ندارد.

روش های ثبت رویداد های مالی

امروزه نرم افزار های حسابداری به واسطه برنامه نویسی هایی که انجام شده و ایجاد محیطی گرافیکی و پنل کاربری ساده برای حسابداران این امکان را ایجاد می کنند تا با پر کردن چند جای خالی در پنل کاربری و انتخاب گزینه ثبت اطلاعات را به سادگی در دیتا بیس ثبت نمایند و در صورت لزوم در داشبورد خود ثبت ها را مشاهده کنند

اما در گذشته نه چندان دور که نرم افزار های حسابداری به شکل حاضر وجود نداشتند از روش دستی ( روش جدول t )برای ثبت استفاده می کردند البته امروزه هم برخی از حسابداران از این روش استفاده می کنند

این شکل کمک می کند تاثیر مبادلات مالی در دو حساب به طور واضح مشخص باشد. ذکر این نکته لازم است که تغییر هر حساب در قالب یکی از این شکل های t نمایش داده می شود. در ثبت های حسابداری مربوط به هر حساب، افزایش یا کاهش آن در یکی از طرف های ستون t نشان داده می شود و عنوان حساب نیز در بالای خط قرار می گیرد.

اینکه در ثبت سند حسابداری افزایش یا کاهش حساب در کدام طرف از ستون نوشته شود به حساب مورد نظر وابسته است، چرا که افزایش در یک حساب ممکن است در ستون بدهکارها انجام شود و در حساب دیگر ممکن است در ستون بستانکار نوشته شود.

در نهایت ثبت های حسابداری به دفتر کل منتقل می شوند. این ثبت ها در ابتدا در دفتر روزنامه نوشته می شوند که در قالب tنیست، اما بخش های ستون بدهکار و بستانکار و عنوان حساب در آن وجود دارد.